B2B – NADZORNIK IN POTRJEVANJE NAROČIL
Pregled in nadzor nad vsemi naročili na enem mestu!
B2B podjetja lahko določijo nadzornike, ki imajo vpogled v vsa oddana naročila in ponudbe ter jih odobrijo ali zavrnejo.
Nadzornik ima dostop do dodatne nadzorne plošče pod zavihkom Pregled računa → Odobritev naročil, kjer lahko upravlja naročila drugih uporabnikov iz istega podjetja. Nadzornik je preko e-sporočila obveščen, da ga čaka Zahteva za odobritev naročila v Mikro+Polo Market.
Cilj funkcije: zagotavljanje notranjega nadzora nad nakupi, skladno z internimi pravili podjetja.
1. Nadzorna plošča za potrjevanje naročil (B2B
Dostop do nadzorne plošče
✔ Kupec z vlogo nadzornika se prijavi v sistem.
✔ Navigira v Pregled računa → Odobritev naročil.
✔ Prikaže se seznam naročil, ki potrebujejo odobritev.
Možnosti urejanja naročil
✔ Razvrščanje po datumu (od najnovejšega).
✔ Razvrščanje po številki naročila (od najnižjega).
✔ S klikom na naročilo podrobnosti naročila za pregled vsebine.
2. Podrobnosti naročila za odobritev/zavrnitev
Vsako naročilo vsebuje ključne podatke:
✔ Številka naročila – klik na številko odpre podrobnosti.
✔ Datum naročila – prikazan v formatu DD.MM.LLLL.
✔ Limit nakupa – če je nastavljen interni nakupni limit.
✔ Predlagatelj – uporabnik, ki je oddal naročilo ali povpraševanje.
✔ Potrjevalec – nadzornik, odgovoren za odločitev.
✔ Status naročila – trenutni status naročila.
✔ Skupni znesek naročila.
Podrobnosti naročila omogočajo hiter vpogled in učinkovito upravljanje naročil.
3. Odobritev ali zavrnitev naročila
✔ “Potrdi naročilo” → naročilo bo odobreno in poslano v nadaljnjo obdelavo.
• Prikaže se pojavno okno, kamor nadzornik lahko vnese komentar za potrditev naročila (opcijsko).
✔ “Zavrni naročilo” → naročilo bo zavrnjeno.
• Prikaže se pojavno okno, kjer mora nadzornik vnesti obvezen komentar o zavrnitvi.
✔ “Nazaj na seznam” → nadzornik se vrne na seznam naročil.
Vsako potrjeno ali zavrnjeno naročilo sproži avtomatsko e-mail obvestilo predlagatelju.
Postopek potrditve naročila
✔ Klik na Pregled računa → Odobritev naročil.
✔ Izbira naročila s statusom »Čaka na odobritev«.
✔ Klik na »Potrdi naročilo«.
✔ V polje »Vaša številka naročila« vnesemo interno številko naročila oziroma številko naročilnice podjetja. Vnesena številka bo izpisana na dokumentih.
✔ Prikaže se polje za komentar (opcijsko).
✔ Klik na »Potrdi« → naročilo je odobreno, predlagatelj prejme e-mail obvestilo.
Postopek zavrnitve naročila
✔ Klik na Pregled računa → Odobritev naročil.
✔ Izbira naročila s statusom “Čaka na odobritev”.
✔ Klik na “Zavrni naročilo”.
✔ Obvezen vnos komentarja.
✔ Klik na “Zavrni” → naročilo je zavrnjeno, predlagatelj prejme e-mail obvestilo.
Komentar pri zavrnitvi naročila je obvezen.
💡 Pomembno: Več nadzornikov?
V primeru, da ima podjetje določenih več potrjevalcev, se naročilo najprej posreduje prvemu določenemu potrjevalcu. Če prvi potrjevalec naročila ne potrdi v 24 urah oziroma je odsoten, sistem naročilo samodejno preusmeri k naslednjemu potrjevalcu. S tem se zagotovi nemoten potek potrjevanja in prepreči podvajanje potrjevanja.
Možnost izvoza naročila v PDF
✔ Kupec lahko naročilo izvozi v PDF dokument.
✔ S tem pridobi uradni dokument o oddanem naročilu za interne potrebe podjetja.
Funkcija PDF izvoza omogoča enostaven pregled in arhiviranje naročil.
4. Poslovna pravila in pogoji
✔ Le naročila s statusom “Čaka na odobritev (Pending Approval)” lahko nadzornik odobri ali zavrne.
✔ Nadzorniki so določeni na ravni B2B enote (določeni v sistemu).
✔ Pri zavrnitvi naročila je komentar obvezen.
✔ Po zavrnitvi naročila se samodejno pošlje e-mail obvestilo uporabniku, ki je naročilo oddal.
S tem procesom nadzorniki zagotavljajo, da se naročila potrjujejo skladno z internimi pravili podjetja, preden se jih pošlje v obdelavo.
Zakaj je funkcija nadzornika ključna za B2B nakupovanje?
✔ Zagotavlja notranji nadzor nad naročili.
✔ Učinkovito upravljanje in pregled naročil.
✔ Možnost odobritve ali zavrnitve skladno s pravili podjetja.
✔ Avtomatska e-mail obvestila za hiter pretok informacij.
✔ Digitalni arhiv – možnost izvoza naročil v PDF.
Vse informacije o potrjevanju naročil so vedno na voljo v uporabniškem računu pod zavihkom “Pregled računa” → “Odobritev naročil”.
Učinkovit nadzor za nemoten potek poslovanja!
*Slike in video vsebine so simbolične in ne predstavljajo veljavnih cen, popustov ter dobavnih rokov.
